使用包容性称呼：不要以“亲爱的先生”或“亲爱的女士”开头，而应使用“亲爱的 [姓名]”或“亲爱的 [头衔]”等替代称呼。
选择冒号而不是逗号：商务信函是正式事务，因此您需要在称呼中在“亲爱的 [姓名]”后使用冒号。这更多的是一种建议，而不是硬性规定——如果您愿意，您仍然可以使用逗号。
考虑一下你的文字处理器：如果你在一个文字处理器上写了一封信，而你的收件人在另一个文字处理器上打开了它，他们可能看不到和你一样的格式。为了安全起见，请将你的信件保存为 PDF 并打开它以仔细检查格式。
使用文字编辑软件：即使你是一个真正一丝不苟的校对员，也很难发现每一个拼写或语法错误。在点击发送之前， 先用ProWritingAid 或 Grammarly等语法检查器检查一下你的信件。
提及随附文件：如果您在信中附加了任何类型的文件或档案，请务必在签字前提及。只需礼貌地说“请查收附件 [附件]”，这样他们就知道您发给他们的不仅仅是这封信。
如有疑问，请跟进：如果您没有收到回复，这并不意味着收件人看到了您的信件并忽略了它（尽管确实会发生这种情况）。它可能已在他们的收件箱中丢失或被标记并被遗忘。如果您一周或更长时间没有收到回复，请发送一封礼貌的电子邮件来跟进您的信件状态。
使用人工智能编写商务信函
在您可以使用 ChatGPT 撰写博客文章的世界里，您可能想知道为什 黎巴嫩电报数据库 么我没有告诉您使用 AI 起草整个商业信函。虽然您当然可以做到这一点，但信件（无论是商业信件还是其他信件）通常需要个人化、人性化的触觉，例如“嘿，这是我写的。”但您仍然可以使用 AI 来帮助您撰写商业信函。方法如下。
让 AI 聊天机器人提供初稿：尝试让Gemini等聊天机器人或AI 写作生成器提供一份根据您的特定需求量身定制的商务信函草稿。您甚至可以向 AI 输入我们的模板，以便它遵循正确的格式。
重写和修改：无论人工智能的信件写得有多好，你都应该考虑用自己个性化的声音重写它，特别是如果你把它发送给与你有业务关系的人。但你实际上也可以使用人工智能进行重写。只需将你所拥有的内容输入聊天机器人并寻求建议，使其更有效、更易读或更专业。你甚至可以训练人工智能像你一样写作。
使用人工智能文案编辑润色你的信件：无论你是从头开始写信还是使用人工智能，你都可以将完成的草稿输入聊天机器人或人工智能语法检查器，并要求其扫描错误。人工智能并不完美，所以一定要做一些人工校对。
您可能读了所有这些，仍然认为完全采用人工智能是更好的选择。当然，您是自己公司命运的主人，但我建议您不要试图将人工智能生成的信件伪装成您写的。为了透明起见，请附上一个简短的免责声明，说明您的信件是在人工智能的帮助下撰写的。