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1.确保您理解客户的问题。
我知道这似乎很明显，但请花时间认真阅读票据或电子邮件，并确保您确切知道客户需要您做什么。

事实上，如果您不理解问题，就不可能表现出同理心——这在提供客户服务时至关重要。

这将帮助您确保切中要害并给出准确的答复。当然，有时您需要微笑并让对话顺畅进行，正如我们在与客户的这次非常奇怪但非常有趣的交流中发现的那样。

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2. 使用常见问题解答。
很可能，您的团队中的一群人花费了大量精力来制作常见问题解答，因此请使用它们。

回答问题，并可能添加“这里有一个方便的资源可以提供进一步的说明：（并添加链接以便客户可以快速访问该资源）”

常见问题解答链接很有用，因为它们为您的客户提供了丰富的信息，他们甚至可以将这些信息添加为书签并在需要时随时参考。

3.列出清单。
每个人都喜欢好的列表（就像这个一样，但当然要短一些）。如果您需要为客户提供大量信息甚至几个步骤，请使用列表格式。这将使回复井然有序且清晰，您无需写太多内容，客户也无需阅读太多内容；这是一种简化事情并减少多余内容的好方法。