不要忘记租赁研讨会所需设备的费用，例如麦克风和投影仪等音频设备。另外，根据情况，书桌、桌子等固定装置也有另外收费的情况，所以请务必提前确认。租赁费用的示例包括一 瑞士消费者电子费者电子邮件列表表 套包括两个麦克风的音频设备 30,000 日元，以及一台大厅投影仪 70,000 日元。
其他费用
还需要其他费用，如摄影/录音费用（如果需要拍摄/录音）、文具费用、印刷费用、货物运输费用、社交聚会费用（如果举行）。
降低研讨会成本的技巧
规划成本
当外包规划部分时，不要把所有东西都扔掉，而是专注于可以在内部处理的部分，并将外包部分的范围缩小到最低限度。例如，如果您有研讨会以外的策划经验，那么您应该能够处理诸如创建概念之类的事情。通过内购最重要的部分，您可以将它们变成您自己的专业知识。
吸引客户/广告费用
这并不意味着您应该花钱并广泛做广告。决定要拜访谁的目标受众，选择接触他们的最佳方式，并通过“选择和集中”提高成本效益，最终将导致广告成本的降低。充分利用公司的媒体，尤其是Facebook和Twitter等SNS，与广告产生协同效应也是一个好主意。
秘书处费用
对于大型研讨会，往往整个秘书处都是外包的，但对于中小型研讨会，我们会考虑尽可能内部处理。有相对便宜的系统配备了研讨会秘书处功能，因此如果您计划持续举办研讨会，您应该考虑实施一个。
场地费用
如果您试图降低场地租赁成本，您可能会牺牲位置、场地质量和氛围等因素。首先，重新考虑目前预计参加人数的规模是否合适，并考虑稍微小一点的场地是否可以。另外，考虑是否可以更好地利用您公司或合作伙伴公司的会议室。
固定装置和设备租赁费用
通常，设备是专门为场地租赁的，但单独安排设备租赁可能会更便宜。最好咨询场地或租赁公司。此外，如果您计划持续举办研讨会，购买研讨会可能会更便宜，因此请考虑这一点。
概括
举办研讨会所需的费用包括策划费用、秘书处费用、讲师费用、获客费用、运营费用、场地费用、设备租赁费用等。
有效的方法包括限制外包部分，降低策划成本；通过精准定位、精选集中投放广告，降低获客成本。
为了降低秘书处费用，可以通过考虑可以在内部处理的领域来降低成本，并且可以通过重新考虑参与者的数量来降低场地成本。
即使要举办大型研讨会，也不要一开始就举办几百人的研讨会，而是先从小规模的研讨会开始，通过反复测试验证逐步扩大规模，这样既对冲风险，又划算。其优点在于此外，通过与同行业或其他行业的其他公司联合主办，您不仅可以降低成本，还可以获得各种协同效应，因此如果有机会，考虑一下可能是个好主意。